Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden van de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid Hermea Organisatieadvies B.V. gevestigd te Drunen aan de Bruneilaan 4, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 99262703.

Artikel 1. Definities

In deze algemene voorwaarden wordt Hermea Organisatieadvies B.V. aangeduid als Hermea Organisatieadvies.
De Opdrachtgever: iedere (rechts)persoon die met Hermea Organisatieadvies een Overeenkomst heeft gesloten, of wenst te sluiten, ter zake van een Opdracht aan Hermea Organisatieadvies.
Partijen: Hermea Organisatieadvies en de Opdrachtgever gezamenlijk.
De Overeenkomst: iedere overeenkomst die is gesloten tussen Hermea Organisatieadvies en de Opdrachtgever, die onder meer tot stand kan komen door schriftelijke aanvaarding van de door Hermea Organisatie verstrekte offerte.
De Opdracht: de werkzaamheden die Hermea Organisatieadvies buiten dienstbetrekking verricht ten behoeve van de Opdrachtgever als nader omschreven in de Overeenkomst, in voorkomend geval in de door Hermea Organisatieadvies opgestelde offerte.
De Vergoeding: de vergoeding die Hermea Organisatieadvies ontvangt voor de door Hermea Organisatieadvies, op grond van de Overeenkomst, uitgevoerde werkzaamheden.
De Gecoachte: de persoon of de personen die op verzoek van de Opdrachtgever uit hoofde van de Opdracht door Hermea Organisatieadvies worden begeleid of gecoacht.
Voor te bereiden bijeenkomsten: de door Hermea Organisatieadvies te verrichte werkzaamheden die in de Opdracht worden omschreven als trainingen, teamsessies, leertrajecten, intervisie, procesbegeleiding (mediation) en (individuele en team)coachingssessies.

Artikel 2. Reikwijdte, toepasselijkheid en wijziging algemene voorwaarden

Deze voorwaarden bevatten de algemene afspraken tussen Opdrachtgever en Hermea Organisatieadvies op grond waarvan Partijen een Overeenkomst met elkaar kunnen aangaan voor het uitvoeren van de Opdracht. Deze algemene voorwaarden bevat voorwaarden die gelijkluidend (qua fiscale relevantie) zijn aan de door de Belastingdienst op 21 maart 2023 onder nummer 90922.69529.1.0 beoordeelde overeenkomst.
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle werkzaamheden, diensten, offertes, Opdrachten en Overeenkomsten van Hermea Organisatieadvies. Alle personen die bij, voor of namens Hermea Organisatieadvies werkzaam zijn of zijn geweest, komt een beroep op deze algemene voorwaarden toe.
Bij strijd tussen de inhoud van deze algemene voorwaarden en de inhoud van de Overeenkomst, gelden de bepalingen uit de Overeenkomst.
Eventuele algemene voorwaarden van de Opdrachtgever worden door Hermea Organisatieadvies nadrukkelijk van de hand gewezen zodat deze niet van toepassing zijn.
Indien een of meerdere van de bepalingen in deze algemene voorwaarden nietig zijn of vernietigd mochten worden, blijven de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden volledig van toepassing. Partijen zullen alsdan in overleg treden om nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige c.q. vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling in acht wordt genomen.
Indien deze algemene voorwaarden eenmaal van toepassing zijn geweest op een rechtsverhouding tussen de Opdrachtgever en Hermea Organisatieadvies, wordt de Opdrachtgever geacht bij voorbaat te hebben ingestemd met de toepasselijkheid van deze algemene voorwaarden op nadien gesloten en te sluiten Overeenkomsten.
Het staat Hermea Organisatieadvies vrij deze algemene voorwaarden aan te passen. Wijzigingen worden pas van kracht voor nieuw overeen te komen werkzaamheden, diensten, offertes, Opdrachten en Overeenkomsten.

Artikel 3. De rechtsverhouding en het hierop toepasselijke recht

De Overeenkomst tussen Hermea Organisatieadvies en de Opdrachtgever is een overeenkomst van opdracht in de zin van art. 7:400 e.v. BW. Partijen beogen uitdrukkelijk niet om een arbeidsovereenkomst aan te gaan in de zin van artikel 7:610 e.v. BW.
Partijen kiezen ervoor om in voorkomende gevallen de fictieve dienstbetrekking van thuiswerkers of gelijkgestelden buiten toepassing te laten en daartoe de Overeenkomst op te stellen en te ondertekenen voor akkoord voordat uitbetaling plaatsvindt.
Op alle Overeenkomsten is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

Artikel 4. Uitvoering van de Opdracht door Hermea Organisatieadvies

Hermea Organisatieadvies accepteert de Opdracht en aanvaardt daarmee de volle verantwoordelijkheid voor het op juiste wijze uitvoeren van de overeengekomen werkzaamheden.
Hermea Organisatieadvies deelt haar werkzaamheden zelfstandig in. Wel vindt, voor zover dat voor de uitvoering van de Opdracht nodig is, afstemming met Opdrachtgever plaats in geval van samenwerking met anderen, zodat deze optimaal zal verlopen.
In alle gevallen waarin Hermea Organisatieadvies dat nuttig of noodzakelijk acht, heeft zij het recht om – in overleg met Opdrachtgever – bepaalde werkzaamheden te laten uitvoeren door derden of zich te laten bijstaan door derden.
In alle gevallen waarin Hermea Organisatieadvies dat nuttig of noodzakelijk acht, heeft zij het recht om bij de uitvoering van de Opdracht gebruik te maken van online tools, applicaties en Artificial Intelligence (AI).
Indien voor de voltooiing van bepaalde werkzaamheden door Hermea Organisatieadvies een termijn of planning is overeengekomen, dan is dit (of bevat deze planning) geen fatale termijn(en), tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen. Overschrijding van de overeengekomen termijn of wijziging van de planning levert dan ook geen toerekenbare tekortkoming van Hermea Organisatieadvies op. Opdrachtgever kan om die reden de Overeenkomst dan ook niet ontbinden en heeft in dat geval evenmin recht op schadevergoeding.
Wanneer Hermea Organisatieadvies van de Opdrachtgever de opdracht krijgt om in samenwerking met (een) derde(n) een opdracht of een gedeelte daarvan te vervullen, zullen Partijen in overleg met alle betrokkenen vaststellen wat ieders taak is. Hermea Organisatieadvies aanvaardt geen hoofdelijke aansprakelijkheid, noch aansprakelijkheid voor de uitvoering van de taak en de daarbij behorende werkzaamheden van de derde.

Artikel 5. Nakoming en vervanging

Indien Hermea Organisatieadvies op enig moment voorziet dat zij de verplichtingen in verband met een Overeenkomst niet, niet tijdig of niet naar behoren kan nakomen, stelt Hermea Organisatieadvies de Opdrachtgever hiervan onmiddellijk op de hoogte.
Het staat Hermea Organisatieadvies vrij zich bij de werkzaamheden te laten vervangen door een ander buiten haar organisatie, mits de Opdrachtgever hiertoe toestemming verleend. De Opdrachtgever zal deze toestemming niet zonder gegronde redenen weigeren.
Hermea Organisatieadvies blijft ook tijdens de eventuele vervanging verantwoordelijk voor de kwaliteit van het werk en het naleven van de gemaakte afspraken.

Artikel 6. Beëindiging van een Overeenkomst

Beide Partijen kunnen een Overeenkomst schriftelijk opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van twee weken. Voor het einde van de Overeenkomst verrichte werkzaamheden, komen voor Vergoeding in aanmerking.
Beide Partijen kunnen een Overeenkomst met onmiddellijke ingang door middel van schriftelijke kennisgeving hiervan beëindigen indien de ander in surseance van betaling komt te verkeren of in staat van faillissement is verklaard.
Hermea Organisatieadvies is gerechtigd de Overeenkomst, met onmiddellijke ingang, zonder rechterlijke tussenkomst, te beëindigen door middel van een schriftelijke kennisgeving hiervan aan de Opdrachtgever, indien de Opdrachtgever in gebreke blijft met voldoening van de door Opdrachtnemer verzonden factuur, binnen 14 dagen na schriftelijke aanmaning.

Artikel 7. Aansprakelijkheid

Hermea Organisatieadvies is tegenover de Opdrachtgever en de Gecoachte slechts aansprakelijk voor schade ten gevolge van een ernstige toerekenbare tekortkoming in de uitvoering van de Overeenkomst. Daarvan is sprake indien Hermea Organisatieadvies niet de vereiste zorgvuldigheid en deskundigheid in acht neemt bij de uitvoering van de overeenkomst.
Hermea Organisatieadvies is niet aansprakelijk voor indirecte schade geleden door de Opdrachtgever en/of Gecoachte, waaronder begrepen maar niet beperkt tot gevolgschade, misgelopen winst, verlies van goodwill, schade ten gevolge van bedrijfsstagnatie en aansprakelijk van klanten van de Opdrachtgever.
Indien Hermea Organisatieadvies aansprakelijk zou zijn voor door de Opdrachtgever en/of Gecoachte geleden schade, dan is deze aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat in voorkomend geval wordt uitgekeerd krachtens de door Hermea Organisatieadvies afgesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering, en bedraagt de hoogte van dit bedrag in ieder geval nooit meer dan de totale Vergoeding voor de Werkzaamheden voor de Opdracht. Een kopie van de polis met voorwaarden van de beroepsaansprakelijkheidsverzekering wordt op verzoek van de Opdrachtgever door Hermea Organisatieadvies aan de Opdrachtgever toegezonden.
Hermea Organisatieadvies is niet aansprakelijk voor ernstige tekortkomingen van derden jegens de Opdrachtgever en/of Gecoachte of voor eventuele fouten of tekortkomingen van deze derden. In zo’n geval is de Opdrachtgever en/of Gecoachte verplicht de ingeschakelde derde zelf aansprakelijk te stellen en eventueel gelden schade op deze derde te verhalen. Hermea Organisatieadvies zal bij de inschakeling van niet in haar organisatie werkzame derden (zoals adviseurs, deskundigen of dienstverleners) de nodige zorgvuldigheid in acht nemen. Indien Hermea Organisatieadvies deze derden heeft voorgedragen bij de Opdrachtgever, zal zij zich inzetten om te bemiddelen tussen de Opdrachtgever en de derde.
Hermea Organisatieadvies is niet aansprakelijk voor door de Opdrachtgever en/of Gecoachte geleden schade, van welke aard dan ook, indien Hermea Organisatieadvies bij de uitvoering van de Opdracht is uitgegaan van door de Opdrachtgever en/of Gecoachte verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens.
Opdrachtgever vrijwaart Hermea Organisatieadvies tegen alle aansprakelijk (zoals schades en rechtsvorderingen) van derde(n) die met de uitvoering van de overeenkomst tussen de Opdrachtgever en Hermea Organisatieadvies samenhangen, tenzij het aanspraken betreft ten gevolge van ernstige tekortkomingen van Hermea Organisatieadvies.
Indien de Opdrachtgever en/of Gecoachte een eventuele vordering jegens Opdrachtnemer niet binnen één (1) jaar na het ontdekken van de schade in rechte aanhangig heeft gemaakt, komt deze rechtsvordering na het verstrijken van één (1) jaar te vervallen.

Artikel 8. Non-exclusiviteit Hermea Organisatieadvies

Opdrachtgever verklaart zich er uitdrukkelijk mee akkoord dat Hermea Organisatieadvies ook ten behoeve van andere opdrachtgevers werkzaamheden verricht.

Artikel 9. Informatieverstrekking

Opdrachtgever verstrekt Hermea Organisatieadvies alle bevoegdheid en informatie benodigd voor een goede uitvoering van de Opdracht.
Opdrachtgever draagt er zorg voor dat alle gegevens, waarvan Hermea Organisatieadvies aangeeft dat deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst deugdelijk, volledig en tijdig aan Hermea Organisatieadvies worden verstrekt. Indien de voor de uitvoering van de overeenkomst benodigde gegevens niet tijdig aan Hermea Organisatieadvies zijn verstrekt, heeft Hermea Organisatieadvies het recht de uitvoering van de Overeenkomst op te schorten en/of uit de vertraging voortvloeiende kosten volgens de gebruikelijke tarieven aan de Opdrachtgever in rekening te brengen.

Artikel 10. Vergoeding

Opdrachtgever betaalt aan Hermea Organisatieadvies de in de Overeenkomst overeengekomen Vergoeding nadat de werkzaamheden zijn verricht.
De Vergoeding is exclusief heffingen van overheidswege zoals omzetbelasting (BTW) alsmede exclusief reis- en andere onkosten ten behoeve van Opdrachtgever gemaakt, waaronder begrepen maar niet beperkt tot declaraties van ingeschakelde derden. Reiskosten voor woon-werkverkeer en zakelijke kilometers worden vergoed á € 0,23 per km tenzij anders overeengekomen.
Hermea Organisatieadvies kan de Opdrachtgever verzoeken een redelijk voorschot te betalen in verband met de Vergoeding die Opdrachtgever verschuldigd is of zal worden en/of onkosten die ten behoeve van de Opdrachtgever moeten worden gemaakt. Hermea Organisatieadvies heeft wanneer door haar een redelijk voorschot is gevraagd, het recht de uitvoering van de werkzaamheden op te schorten tot het moment dat de Opdrachtgever het voorschot aan de Opdrachtnemer heeft betaald dan wel daarvoor zekerheid heeft gesteld.
Hermea Organisatieadvies behoudt zich het recht voor in overleg met de Opdrachtgever de overeengekomen Vergoeding aan te passen wegens wijziging van de algemene prijsindex en wegens door de overheid opgelegde maatregelen.
Ingeval hulpmiddelen noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de Opdracht, zoals bijvoorbeeld maar niet beperkt tot huur van een (externe) locatie of printkosten, dan komen deze voor rekening van de Opdrachtgever. Hermea Organisatieadvies zal voorafgaand aan het maken van deze kosten toestemming van de Opdrachtgever vragen.

Artikel 11. Facturering en betaling

Hermea Organisatieadvies zal voor de verrichte werkzaamheden tenzij anders afgesproken maandelijks een factuur (doen) zenden aan de Opdrachtgever op basis van de in de voorafgaande maand verrichte werkzaamheden. De factuur zal voldoen aan de wettelijke vereisten.
De Opdrachtgever betaalt het gefactureerde bedrag aan Hermea Organisatieadvies binnen 14 dagen na factuurdatum, op een door Hermea Organisatieadvies aan te geven wijze. Betaling zal plaatsvinden zonder aftrek, verrekening of opschorting uit welke hoofde dan ook.
Bij gebreke van tijdige betaling is de Opdrachtgever automatisch in verzuim en is Hermea Organisatieadvies gerechtigd wettelijke rente in rekening te brengen.
Indien Hermea Organisatieadvies invorderingsmaatregelen treft tegen de Opdrachtgever die in verzuim is, komen de kosten verband houdend met die invordering ten laste van de Opdrachtgever. Onder deze kosten zijn begrepen de kosten van eventueel in te schakelen incassobureaus, deurwaarders en/of advocaten.
Ingeval er meerdere Opdrachtgevers zijn, is elke Opdrachtgever jegens Opdrachtnemer hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van het totale factuurbedrag ingeval de werkzaamheden ten behoeve van al deze Opdrachtgevers zijn verricht.

Artikel 12. Annuleringsvoorwaarden Voor te bereiden bijeenkomsten

Annulering van Voor te bereiden bijeenkomsten dient door de Opdrachtgever telefonisch en/of schriftelijk te worden gemeld.
Bij annuleringen door de Opdrachtgever van Voor te bereiden bijeenkomsten bestaande uit (groeps)trainingen, intervisie, teamcoaching en teamsessies en procesbegeleiding (mediaition) binnen 14 werkdagen voor aanvang van de betreffende activiteiten, dient de Opdrachtgever 100% van de kosten van de geannuleerde uren c.q. van de overeengekomen hoofdsom te betalen en bij annulering hiervan langer dan binnen 14 dagen tot een maand van tevoren 50% van de kosten van de geannuleerde uren.
Bij annuleringen door de Opdrachtgever van individuele coaching en andere individuele begeleidingstrajecten binnen 24 uur voor aanvang van de betreffende activiteit is de Opdrachtgever 100% van de geannuleerde uren c.q. van de overeengekomen hoofdsom verschuldigd, tussen 24 en 48 uur voor aanvang van de activiteiten 50% van de kosten en bij annulering langer dan 48 uren voor aanvang van deze activiteiten 25%.
De Opdrachtgever is 100% van de vergoeding voor de afgesproken uren of de totaal overeengekomen hoofdsom verschuldigd indien zonder annulering geen gebruik wordt gemaakt van de overeengekomen diensten van Hermea Organisatieadvies.

Artikel 13. Geheimhouding

Partijen bewaren over en weer geheimhouding over zaken die door of over de andere Partij of de Opdracht in vertrouwen zijn medegedeeld.
Op voorgaande lid wordt een uitzondering gemaakt in geval dat een van de Partijen een wettelijke of beroepsplicht tot bekendmaking heeft of voor zichzelf optreedt in enige juridische procedure, waarbij deze informatie naar haar oordeel van belang kan zijn.

Artikel 14. Intellectuele eigendom

Hermea Organisatieadvies is rechthebbende op de intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de door Hermea Organisatieadvies – in het kader van de overeenkomst – aan de Opdrachtgever en/of Gecoachte(n) verstrekte – of in het kader van deze overeenkomst – gebruikte producten en materialen, waaronder begrepen maar niet beperkt tot testen, readers, artikelen, powerpoints, rapporten, modellen, eigen ontworpen werkvormen en oefenmateriaal.
De Opdrachtgever en/of Gecoachte mogen zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Hermea Organisatieadvies geen gebruik maken van deze producten en materialen, waarop Hermea Organisatieadvies rechthebbende is ten aanzien van de intellectuele eigendomsrechten, anders dan in het kader van de Opdracht.
Hermea Organisatieadvies is gerechtigd om de door de uitvoering van de werkzaamheden verkregen kennis voor andere doeleinden te gebruiken, voor zover hierbij geen vertrouwelijke informatie ter kennis van derden wordt gebracht en mits niet te herleiden tot de individuele Opdrachtgever c.q. Gecoachte.

Artikel 15. Toepasselijke gedragsregels en reglementen

Hermea Organisatieadvies voert de Opdrachten uit in overeenstemming met de gedragscode van de Orde van Organisatiekundigen en -adviseur (Ooa) en acht zich gebonden aan het klachtenreglement van de Ooa. De toepasselijke gedragsregels en reglementen zijn te vinden op de website van het Ooa: www.ooa.nl.